Eleger prioridades quando tudo parece urgente não é uma tarefa fácil. Talvez a maior queixa que ouço no consultório é sobre se perder tentando dar conta de tudo e no final se sentem esgotados e fracassados.

Algo que parece óbvio, como organizar uma agenda com as metas do dia, da semana, do mês, geralmente é negligenciado, o que acaba por comprometer a entrega de tarefas importantes e a produtividade.

Atingir nossas metas exige duas coisas básicas: uma combinação de estratégias + saber como administrar o tempo que temos para atingi-las.

Segue então algumas dicas para ajudar nesse planejamento e administração:

  1. Escolher um método de organização
    Inúmeras pesquisas evidenciam que o uso de ferramentas como listas, tabelas e calendários ajudam a nos manter nas tarefas.
    Post-its, cadernos de anotações, notas, agendas eletrônicas e criar reuniões de feedback são maneiras de organizar suas tarefas e estabelecer metas. Use essas ferramentas a seu favor, desenvolva o hábito de ter essa “agenda”. No começo pode parecer que isto lhe dará mais trabalho, mas ao incorporar o hábito verá o quanto facilita o sua organização de tempo.
  2. Cuidado com prazos muito longos
    Há uma tendência nas pessoas em acreditarem que por terem prazos muito longos terão tempo de sobra para realizar a tarefa, desconsiderando possíveis problemas de execução e outras “prioridades” que poderão surgir ao longo do prazo. O ideal é programar-se para iniciar o quanto antes. Afinal concluir antes do prazo não é um problema, após sim.
  3. Compartilhar sua agenda
    Compartilhando sua agenda (seja por meios tecnológicos ou um quadro, agenda geral) você pode obter duas vantagens.
    Primeiro pode destacar tarefas que poderá ter alguma dificuldade e deixar claro que ajuda será bem vinda, mobilizando as pessoas certas para socorrê-lo numa emergência.
    Segundo, todos saberão o quão sobrecarregado ou disponível você está para envolver-se em novas tarefas e projetos. Evitando assim o péssimo e difícil hábito de assumir responsabilidades alheias e se sobrecarregar ainda mais.
  4. Pedindo ajuda
    Por vezes muito envolvidos em algum projeto nos esquivamos de pedir ajuda ou por julgar que não precisamos, que damos conta do recado, ou por acreditar que ‘precisamos” dar conta do recado sozinhos mesmos, que se pedir ajuda posso ser visto como incompetente ou incapaz de executar a tarefa. Aceitar ajuda facilita muito na produtividade e no controle das estresse do dia a dia.
  5. Seja organizado
    No seu ambiente de trabalho e na sua casa. Apostar melhores hábitos cotidianos, como arrumar a cama pela manhã, pode desencadear um efeito dominó para outras escolhas inteligentes e práticas positivas ao longo do dia. Charles Duhigg* afirma que fazer a cama diariamente está correlacionada com a produtividade e maior sensação de bem estar. “Claro que uma cama arrumada não vai transformar tudo da noite para o dia, mas essa pequena mudança inicial desencadeia reações que ajudam a emergir outros bons hábitos”.
    Isso vale para seu ambiente de trabalho: deixar a mesa, papéis, documentos organizados ao finalizar as tarefas.
  6. Redes Sociais
    A não ser que você seja blogueiro ou as redes sociais são realmente sua principal ferramenta de trabalho, evite o uso exagerado das mesmas. Distrair-se um pouco durante o trabalho pode ser bastante benéfico, porém as redes sociais tem o poder de te distrair por longos períodos, comprometendo o tempo que lhe resta para executar o trabalho e tirando completamente do foco ao deparar-se com algo mais “pessoal” e perturbador da sua paz.
  7. Quebre um pouco da rotina
    Parece contraditório ao tópico anterior, porém a dica é quase sempre a mesma: parcimônia, o caminho do meio. Manter a mesma rotina automática e mecânica pode minar todo o seu processo criativo. O foco em excesso pode leva-lo a exaustão, conduzindo a um esgotamento físico e mental e a falta de energia vital, que por vez comprometem a produtividade e tomada de decisões. A solução aqui é uma pausa, um descanso em meio a tensão dos prazos e competitividade. O descanso é fundamental para que os profissionais desacelerem e consigam ter novas idéias e soluções mais criativas.
  8. Diferenciar urgente de importante
    Urgente é o que não dá para esperar, que já era para ter sido feito e que compromete não só as minhas tarefas mas também a de outras pessoas da equipe, podendo impactar outros times inteiros. Podem decorrer de algum prazo que foi perdido ou surgirem espontaneamente de última hora.
    Importante é o que não precisa ser feito naquele momento (não tem urgência), você tem tempo para executar essa tarefa, mas deve entrar na grade e ser feita antes do prazo para que não se transforme em urgência.
    Parece óbvio novamente, mas muitas pessoas estressadas e sobrecarregadas acabam por misturar esses dois tipos de tarefas por não parar e diferenciá-las, e assim comprometem ainda mais a entrega de seus trabalhos por perderem tempo com algo que não tinha urgência e poderia ser feito em outro momento.
  9. Posicionamento diante do gestor
    Saber se posicionar adequadamente ajuda muito no seu desempenho e produtividade. No caso acima, por exemplo, de tarefas urgentes e ou importantes, muitas pessoas se queixam que perdem prazos porque o “chefe” vive pedindo coisas que estão com prazos mais folgados e demandam tempo. Saber se comunicar com o gestor e mostrar de modo assertivo que você está focado em algo que tem mais urgência irá facilitar seu trabalho.
  10. Lazer, esporte e alimentação
    Quando falamos em uma cidade com São Paulo onde a cultura corporativa imprime uma regra no mínimo lastimável: você é sim contratado para trabalhar de 9 as 18hs, mas sair às 18hs do trabalho pega muito mal, significa que você é pouco comprometido e que não veste a camisa da empresa.
    Enfim, manter uma rotina de lazer, prática de esportes, horas suficiente de sono e alimentação saudável é um desafio cada vez maior quando pensamos em gestão do tempo. Porém essencial para sua vida como um todo, tanto no cenário pessoal como profissional. A qualidade da sua saúde depende dessas práticas, tanto a física como a mental.
    Sua saúde é seu bem mais precioso. Nunca se esqueça disso.
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